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Welchen Beitrag kann SixSigma im Projektmanagement leisten?

Welchen Beitrag kann SixSigma im Projektmanagement leisten? - Bild 1Ein Gastbeitrag unserer Trainerin und Lean SixSigma Expertin Marta Chromy

SixSigma ist bekannt als eine auf statistischen Daten basierende Methode zur Beschreibung, Steuerung und Optimierung von Prozessen. Es gibt jedoch auch vielfältige Möglichkeiten für ihre Anwendung in der Projektwelt. An dieser Stelle sind nicht nur Projekte zur Prozessoptimierung gemeint – auch in den Bereichen Optimierung Projektperformance, Qualitätsmanagement im Projekt oder Anforderungsdefinition erleichtern die Ansätze von SixSigma die Fokussierung auf den tatsächlichen Mehrwert. Dadurch tragen sie wesentlich zur Transparenz sowie zur Reduzierung vom monetären und nicht monetären Aufwand bei.

Durchläuft ein Projekt die Projektprozesse wirklich nur einziges Mal?

Fangen wir bei den Basics an – eine Frage, die bestimmt vielen von Ihnen bei dieser Gelegenheit durch den Kopf geht ist die Einmaligkeit eines Projektes und der scheinbare Widerspruch zu einer auf statistischen Werten basierenden Methode. Statistische Daten beruhen doch auf der Vergangenheit, also es muss bereits einen „Erfahrungsschatz“ geben! Und Projekte sind doch einmalig – da kann es keine „Vorgeschichte“ geben!

Ist es tatsächlich so?

Schauen wir uns die Definition eines Projekts im PMBOK® Guide des Project Management Institute an:

A project is a temporary endeavor undertaken to create a unique product, service, or result.”

Die „Einmaligkeit“ des Projektes bezieht sich in dieser Definition auf das Ergebnis, nicht auf das „Projektgeschehen“ an sich. Das bedeutet, dass bestimmte Prozesse im Prozesszyklus nicht nur ein einziges Mal „durchgespielt“ werden. Wäre es nicht so, würden wir als Projektmanager das Rad jedes Mal neu erfinden müssen. Kein besonders effektiver Weg…

Viele Prozesse werden wir innerhalb eines Projektes nur einmal durchlaufen, auch die Vergleichbarkeit der Prozesse zwischen den Projekten ist nicht immer gegeben. Aber machen wir uns nichts vor – selbst wenn wir gerne von der „Einmaligkeit“ unseres Projektes überzeugt sind, ca. 60%-80% der „Projektprozesse“ hatten wir schon mal. Zugegeben, vielleicht nicht als klar definierte „Projekt-Prozesse“ sondern als die heiß geliebten „Linienprozesse“. Aber wir haben es schon mal gemacht…

Praxisbeispiel

Ein Beispiel: bei einem Hochinnovativen Projekt X – Steuerung-Software für automatisierte Hubschrauber wird auf Linienprozesse (oder anders ausgedrückt – auf spezifische „Fachprozesse“) wie Programmierung, Testing, Deployment, etc. zurückgegriffen. Diese Prozesse werden zwar zu „Projektprozessen“ – sie laufen im Rahmen (oder innerhalb) eines Projektes, gehören aber gleichzeitig zu Ihrer „Fachfamilie“.

Auch wenn ein Unternehmen längst SCRUM Best Practice vorlebt – ein Scrum-Zyklus ist ein wiederkehrender Prozess, der vom Durchlauf zum Durchlauf wiederholt UND VERBESSERT wird.

Das nun auf der Micromanagement-Ebene. Aber auch in den Makro-Prozessen finden wir eine mehr oder weniger stark ausgeprägte Wiederholbarkeit – die Angebotsphase, Entwicklungsphase, Implementierung beim Kunden. Diese Prozesse sind auf keinen Fall 100% identisch, aber wenn man genauer hinschaut - weitgehend ähnlich. Wäre es nicht der Fall, sollte vielleicht der eine oder der andere Gedanke der Optimierung durch Standardisierung der Prozesse gewidmet werden. Oder wollen Sie wirklich das Rad jedes Mal neu erfinden?

Die Kunst – das Einmalige und das Wiederholbare unter einem Hut zu bringen

Natürlich gibt es bei einfachen oder komplizierten Projekten mehr Ähnlichkeiten als in einem komplexen oder sogar chaotischen Projektumfeld. Beim Bau einer Solaranlage werde ich mehr Ähnlichkeiten zu den bereits durchgeführten Projekten finden als bei der Entwicklung eines Helium3 Fusionsreaktors.

Ich berufe mich an dieser Stelle auf eine bekannte Unterteilungsmatrix für situative Zustände von Projekten, das Cynefin Modell (siehe Bild 1), bei der zwischen einfachen, komplizierten, komplexen und chaotischen Zuständen differenziert wird.

Welchen Beitrag kann SixSigma im Projektmanagement leisten? - Bild 1

Das Cynefin Modell – Quelle: https://wandelweb.de/galerie/13_Cynefin/index.php

Ich persönlich bin der Überzeugung, jedes Projekt erlebt alle vier dieser Stadien – nur in unterschiedlicher Ausprägung, je nach seiner „Innovationsstärke“. Und die Kunst des Projektmanagements besteht darin, entsprechend dem Stadium zu reagieren. Trivial gesagt – mal etwas mehr standardisieren, mal etwas mehr die Freiräume auszukosten…

Dementsprechend unterschiedlich gestaltet sich die „Wiederholbarkeit“ der am Projekt beteiligten Prozesse. Je mehr wiederholbare („standardisierte“) Prozesse am Projekt beteiligt sind desto EINFACHER die Projektsteuerung. Also es lohnt sich nach Möglichkeit für die Wiederholbarkeit zu sorgen. Soweit die These…

Und nun zu der Praxis…

Eine Frage, mit der ich sehr oft konfrontiert werde:

„Damit du eine verlässliche Aussage zu statistischen Größen machen kannst, muss der gleiche Prozess mehrmals durchlaufen werden. Nur dann kannst du eigentlich eine Standardabweichung verlässlich ermitteln (über die Standardabweichung erfahren Sie mehr im zweiten Teil des Blogbeitrags)…“.

Ja, es stimmt. Und deswegen hilft es Projektmanagern enorm, sich auf stabile (sprich wiederholbare) Prozesse INNERHALB DES PROJEKTES verlassen zu können.

Ich bin der Meinung, Sicherstellung der Wiederholbarkeit (oft als „Standardisierung“ angepriesen) ist für die Kreativität nicht tödlich. Ganz im Gegenteil - es erlaubt uns das „wiederholbare“ auszublenden und unsere geistigen Kräfte auf das „komplexe“ zu fokussieren. Wie beim Autofahren – die Assistenzsysteme unterstützen uns dabei, sich auf die eigentliche „Arbeit“ (sprich: auf das Autofahren) zu konzentrieren. Also – je komplexer das Projekt, desto mehr lohnt es sich, die Wiederholbarkeit sicherzustellen. J

Es soll also ein erklärtes Ziel jedes Projektmanagers werden (oder eines Scrum Masters, eines Product Owners… oder allgemein gesagt „eines Verantwortlichen“) für die Wiederholbarkeit der (Micromanagement-)Prozesse innerhalb des Projektes zu sorgen. Wie stark schwanken die Scrum-Zyklen? Wie unterscheidet sich der Design-Fortschritt von Woche zu Woche? Wodurch ist die Verspätung/die Beschleunigung zu begründen? Diese Fragen sollen expliziert in jedem Projekt adressiert werden, an sich selbst als Projektmanger und/oder an die Teilprojekt-Leiter. Wie man diese konkret und zielgerichtet stellt und wie die Antworten darauf mit aussagekräftigen Kennzahlen belegt werden können erfahren Sie im Seminar „Lean SixSigma im Projekt - Schlankes Projektmanagement auf Basis von aussagekräftigen Kennzahlen“.

Welchen Beitrag kann also SixSigma im Projektmanagement leisten?

Führen wir einen kurzen Gegencheck durch – die Projektprozesse nach PMBOK® Guide und die Anwendung von SixSigma. Das nächste Bild zeigt die möglichen Einsatzgebiete der SixSigma Ansätze im Projektmanagement- bei der Initiierungsphase beginnend (Anforderungsermittlung, Zielsetzung), über die Planungs-, Ausführungs- und Überwachungsphase (Monitoring und Reports) hinaus (Work Packages definieren, Termine festlegen, Anforderungen managen), bis zum Closing (Lessons Learned oder „to be learned“).

Welchen Beitrag kann SixSigma im Projektmanagement leisten? - Bild 1

Projekt-Prozesse nach PMBOK® Guide und mögliche Einsatzgebiet für SixSigma – Quelle: PMBOK® Guide 5th. Ed.

Anwendungsbereiche unter der Lupe

Anwendungsgebiet Optimierung Projektperformance

Betrachten wir eine Vielzahl von Projekten, die einigermaßen vergleichbar sind, können die Projektprozesse selbst statistisch untersucht werden. Also dann, wenn wiederkehrende, ähnliche oder komplizierte Projekte betrachtet werden: beispielsweise Bau, Anlagebau, Typische Software-Anwendungen wie Webshops, etc.

Jedes Mal wenn ein solches Projekt nach ähnlicher Methodik und Prozessschritten abgewickelt wird, werden die Prozessschritte messbar, vergleichbar und damit statistisch erfassbar (ähnlich wie bei den Sprints in Scrum). Hier können dann Aussagen zur Projektperformance einer Organisation gemacht werden. Damit kann SixSigma für solche Projektarten ganz gut zur Messung der Projektperformance und Optimierung der Projektreife einer Organisation eingesetzt werden - also ein klarer Benefit, nicht nur für das Projekt selbst.

Anwendungsgebiet Qualitätsmanagement im Projekt

Die Ursprünge von SixSigma sind im Qualitätswesen verwurzelt. Somit liegt eine praktikable Anwendung dieser Methodik In der Knowledge Area des PMBOK® Guide „Quality“ auf der Hand. Zum Beispiel: bei der Definition und Abnahme von Arbeitspaketen, Definition von qualitativen und quantitativen Zielen (und KPIs) für Produkte UND Prozesse, etc.

Anwendungsgebiet Terminmanagement im Projekt

Der Kundentermin ist nicht gleich der Projekttermin – auf Grund diverser Schwankungen im Projekt muss Projektintern oft ein anderes Zieldatum gesetzt werden. Wie man diesen anhand der gemessenen Projektperformance ermittelt erfahren Sie im 2. Teil des Beitrags…oder im Seminar.

Anwendungsgebiet Inhalts- und Umfangsmanagement im Projekt

SixSigma zwingt uns zum Paradigma-Wechsel – es wird nicht nur „in Mittelwerten gedacht“, sondern auch in Streuung um den Mittelwert. Daraus ergeben sich andere Leitplanken für die Definition von Targets – für Anforderungsmanagement, Projektziele und Projektteilziele.

Und vieles mehr…

Mehr dazu - bei dem bereits erwähnten Seminar „Lean SixSigma im Projekt -Schlankes Projektmanagement auf Basis von aussagekräftigen Kennzahlen“. Ich freue mich auf die gemeinsamen Seminartage.

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