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Ressourcenmanagement für Projekte – So kann es gelingen

Ressourcenmanagement für Projekte – So kann es gelingen - Bild 1

Ressourcen im Sinne von Einsatzmittel im Projekt können unterschiedlichster Art sein, so finden sich z.B. personelle Ressourcen (Human Resources), Engpassressourcen, Beständige & verbrauchbare Ressourcen, Finanzmittel, Sachmittel Informationen, Dokumente und Wissen darunter.

Wenn im weiteren Verlauf dieses Artikels von Ressourcen gesprochen wird, dann sind damit personelle Ressourcen gemeint. Menschen als Ressourcen zu benennen ist hier nicht geringschätzend zu verstehen sondern der allgemein verwendeten Begrifflichkeit und des Verständnisses in diesem Umfeld geschuldet.

Ohne ausreichende personelle Ressourcen mit der richtigen Qualifikation, Verfügbarkeit und ausreichende Arbeitskapazität kann kein Projekt seine Ziele erreichen. Ressourcen mit der richtigen Qualifikation sind damit kritische Erfolgsfaktoren für die Projektabwicklung.

Aus Sicht des Projektleiters und seiner Projektplanung sind also Methoden, Verfahren und Werkzeuge wichtig, die Ressourcen mit der richtigen Verfügbarkeit/Kapazität, mit der richtigen Qualifikation, zum richtigen Zeitpunkt und am richtigen Ort identifizieren helfen können.

Für den Projektleiter ergeben sich draus folgende Überlegungen, Risikobetrachtungen und Fragen:

  • Für welche Aufgaben sind welche Qualifikationen/Skills erforderlich?
  • Wann genau fallen diese Aufgaben an und in welcher Anzahl werden diese Qualifikationen/Skills benötigt?
  • In welcher Kapazität (FTE= Full-Time-Equivalent, z.B. 0,5=50%=halbtags, 1,0=100%=Ganztägig) über welchen Zeitraum sind diese Ressourcen erforderlich?
  • Welche internen Organisationseinheiten verfügen über diese Ressourcen mit den entsprechenden Qualifikationen?
  • In welchen Projekten hat der Mitarbeiter bisher mitgearbeitet?
  • Handelt es sich dabei um Engpassressourcen, die ggf. mit dem Tagesgeschäft des betreffenden Linienmanagers oder gar mit anderen konkurrierenden Projekten zu teilen sind?
  • Was muss ich tun, um im Falle von Engpassressourcen für mein Projekt zum Zuge zu kommen?
  • Entsprechen die Aufgaben den Potenzialen und Motivationen des Mitarbeiters, passt der Mitarbeiter in das Team?
  • Gibt es einen Reservierungsprozess für Ressourcen im Unternehmen?
  • Sind externe Ressourcen mit den entsprechenden Qualifikationen für den erforderlichen Zeitraum zu wirtschaftlichen Konditionen (Abgleich mit Business Case!) beschaffbar und wer kann mich dabei unterstützen, wie lange dauert das?
  • Wie kann ich sicherstellen, dass die zugesagten Ressourcen (insbesondere die Engpassressourcen) während der Projektlaufzeit auch verfügbar bleiben?
  • Wie kann flexibel auf Änderungen im Bedarfsfall reagiert werden?

Häufig anzutreffende Ausgangsituationen in Unternehmen

Oftmals findet sich in Unternehmen mit einer Matrixorganisation (kein rein projektorientiertes Unternehmen) jedoch folgende Situation:

  • Unzulängliche Übersicht und Transparenz über Qualifikationen / Skills / Projekterfahrungen von Mitarbeitern
  • Mangelnde Übersicht über die tatsächlich verfügbare Anzahl von Ressourcen für Projektaufgaben
  • Unzureichende Übersicht über die Auslastung der Mitarbeiter und ggf. verfügbare freie Arbeitskapazität
  • Fehlende Übersicht über den projektübergreifenden Bedarf an Ressourcen
  • Die Frage „Können wir uns das Projekt personell leisten“ kann nicht eindeutig beantwortet werdenb?
  • Konkurrierende Projekte oder konkurrierendes Tagesgeschäft in der Linie
  • Konflikte zwischen Linienmanagern und anfragenden Projektmanagern um Ressourcen
  • Bedenken der Mitarbeiter und/oder des Betriebsrats über zu viel Transparenz und Leistungskontrolle bei Einsatz von automatisierten Lösungen (z.B. Datenbanken)
  • Linienmanager nicht immer willens ihre besten Mitarbeiter für Projekte abzugeben und ihr eigenes Tagesgeschäft zu gefährden
  • Einige Ressourcen werden überdurchschnittlich häufig benötigt (Engpassressourcen) oder angefragt
  • Kein transparenter Reservierungsprozess für Ressourcen
  • Fehlende Priorisierung der Projekte verhindert die bestmöglichste Nutzung der Ressourcen, insbesondere der Engpassressourcen

Die Folge ist, dass Projekte nicht immer mit den für die Aufgaben geeigneten Ressourcen besetzt werden. Der Projektmanager greift im Zweifelsfall immer wieder auf diejenigen Mitarbeiter zurück, die er gut kennt und intuitiv nach ihren Fähigkeiten beurteilt. Dann arbeiten aber immer wieder die gleichen Mitarbeiter zusammen, die ggf. gut aufeinander eingespielt sind aber nicht unbedingt die Kompetenzen besitzen, die Projektaufgaben optimal zu erfüllen.

Es werden externe Ressourcen beschafft die zu einem Finanzmittelabfluss aus dem Unternehmen führen, obwohl interne Ressourcen eigentlich vorhanden sind, diese aber nicht identifiziert werden konnten.

Aufgrund einer unzureichenden Projektpriorisierung des Projektportfolios werden wertvolle, ggf. sogar Engpass-Ressourcen in Projekte eingesetzt, die einen geringeren Wertbeitrag zum Business erwirtschaften als andere mögliche Projekte.

Nicht selten entstehen Konflikte und Eskalationen zwischen dem Linienmanager und dem Projektmanager im Kampf um Ressourcen. Ein Klassiker.

Projekte erreichen ihre Ziele nicht, weil Ressourcen mit der richtigen Verfügbarkeit, Qualifikation, persönlicher Einstellung, Motivation und Teamfähigkeit nicht zur Verfügung stehen. Terminverzug, Kostenanstieg, schwacher oder gar kein Deckungsbeitrag sowie mangelnde Qualität und daraus entstehende Konflikte sind das Resultat.

Exkurs zur Mitarbeiterkapazität für Projektaufgaben

Ein Anhaltspunkt für die verfügbare Arbeitskapazität von Mitarbeitern für Projektaufgaben gibt folgende Übersicht

Ressourcenmanagement für Projekte – So kann es gelingen - Bild 1

Darüber hinaus sollte der Projektleiter für einen Projekteinsatztag einer Ressource mit maximal 5-6 Stunden produktiver Leistung (lt. diverser Untersuchungen wird mit einer Produktivität von 70% der tatsächlichen Arbeitszeit gerechnet) planen.

Die Projektaufgaben leiten sich aus dem Projektstrukturplan mit seinen Aufgabenpaketen und Aktivitäten ab. Der Projektstrukturplan wird im Rahmen der Projektplanung erstellt.

Konzepte und Strategien für ein funktionierendes Ressourcenmanagement

Je nach Größe des Unternehmens und Organisationsstruktur (Matrix- vs. Projektorganisation) können unterschiedliche Konzepte für das Ressourcenmanagement sinnvoll sein.

Der Autor sieht als Voraussetzung für alle Strategien den Aufbau eines eines Skill-Managements (siehe hierzu auch den Blog-Artikel „Skill-Management in Projekten – 4 Schritte zur optimalen Projektbesetzung„ als Teil des Ressourcenmanagements

Idealerweise wird Ressourcenmanagement organisationsweit/Unternehmensweit eingeführt, das sowohl in der Linie als auch im Rahmen von Projektbesetzungen genutzt werden kann.

Kleine Unternehmen

In kleinen Unternehmen sind i.d.R. die Anzahl der Ressourcen und das Projektaufkommen überschaubar. Auslastung und Qualifikationen sind häufig gut bekannt. Die Projektbesetzung kann daher recht pragmatisch auf Zuruf ohne formale Hürden gelöst werden.

Es gilt jedoch auch hier: Kommunikation, Kommunikation, Kommunikation mit den anderen Projektmanagern und enge Zusammenarbeit mit den Linienmanagern um knappe Ressourcen zu teilen

Ein Skill-Management kann hier zur Mitarbeiterentwicklung genutzt werden. Auch eine Zeiterfassung, d.h. die Rückmeldung der geleisteten Aufwände für Projektaufgaben erleichtert die Planung künftiger Projekte.

Mittlere Unternehmen

Charakteristik des Projektumfelds:

  • Mittleres Projektaufkommen
  • Mehrere Projekte gleichzeitig – Multiprojektumgebung
  • Viele personelle Ressourcen

Konzept:

Einführung einer neuen Rolle des „Staffing Managers“

Staffing Manager haben die jeweilige Projektsituation im Blick, schauen auf die Verfügbarkeit und Fachkompetenz der Ressourcen, um sie dann für die jeweiligen zu besetzenden Projekte vorzuschlagen, einzuplanen und einzusetzen.

Neben der erfolgreichen Projektbesetzung sind sie auch für die Dokumentation der Staffing-Aktivitäten zuständig. Damit ist der Staffing Manager in seiner Funktion der wesentliche Ansprechpartner für die personellen Ressourcen sowie für die Projektleitung.

Seine Aufgaben sind unter anderem (je nach Organisationsform):  

  • Unterstützung der Einsatzplanung der personellen Ressourcen auf Projekte
  • Entscheidung über den Einsatz interner Ressourcen
  • Optimierung der Auslastung der Ressourcen
  • Schnittstellenmanager zwischen den zu besetzenden Projekten und den verfügbaren Ressourcen
  • Erhaltung des Kommunikationsflusses zwischen den Projektleitungen, den Linienmanagern und Ressourcen

Aufbau einer Profil-Datenbank mit personellen Ressourcen und den zugehörigen Skill-Profilen.

Nach Identifikation der passenden Ressource erfolgt die Verhandlung mit dem Linienvorgesetzten mit dem Ziel die Verbindlichkeit der Ressourcenzusagen zu vereinbaren.

Kommunikation, Kommunikation, Kommunikation mit den anderen Projektmanagern und enge Zusammenarbeit mit den Linienmanagern um Ressourcen zu teilen und flexible auf Änderungen im Projektgeschehen reagieren zu können.

Zeiterfassung - Die Rückmeldungen der effektiv geleisteten Aufwände für Projektaufgaben sind Voraussetzung, um die Planung künftiger Projekte verbessern zu können. Die Zeitkontierung auf Projekte ist auch für die Abrechnungen und -steuerung wichtig.

Große Unternehmen

Charakteristik des Projektumfelds:

  • Hohes Projektaufkommen
  • Mehrere Projekte gleichzeitig – Multiprojektumgebung
  • Sehr viele personelle Ressourcen

Nutzung von integrierten Lösungen für das Projektportfolio- und Projektmanagement, Ressourcen- und Skill-Management, oftmals mit Schnittstellen zu HR-, Buchhaltungs- und Controlling-Lösungen.

Zeiterfassung - Die Rückmeldungen der effektiv geleisteten Aufwände für Projektaufgaben sind Voraussetzung, um die Planung künftiger Projekte verbessern zu können. Die Zeitkontierung auf Projekte ist auch für die Abrechnungen und -steuerung wichtig.

Beispiele für solche Lösungen sind unter anderem CA Clarity® PPM

Erfolgsfaktoren für das Einführen eines Ressourcenmanagements

  • Aufbau von Vertrauen - Glaubhafte Vermittlung an die Mitarbeiter, dass Ressourcenmanagement keine Kontrolle oder Überwachung darstellt
  • Enge Zusammenarbeit mit Betriebsrat und Datenschutz
  • Zugriffsberechtigung nur für einen ausgewählten Kreis freischalten
  • Zeiterfassung und Zeitkontierung auf die Projekte einrichten
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