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Projektportfoliomanagement-Software für den Mittelstand

Projektportfoliomanagement-Software für den Mittelstand - Bild 1

Mittelständische Betriebe stehen oftmals vor der Herausforderung mehrere Projekte gleichzeitig managen zu müssen. Neue Projektideen, Kundenanforderungen und Innovationen drängen nach oder gesetzliche Vorgaben zwingen zu Anpassungen von Produkten, Prozessen oder Produktionsmitteln, die zu neuen Projekten führen.

Die Gesamtheit aller Projekte bildet das Projektportfolio. Fast jedes Unternehmen hat ein Projektportfolio. Nur vielen ist das häufig nicht bewusst und das Management des Portfolios ist daher oftmals ungenügend. Die Herausforderung besteht darin die „Richtigen“ Projekte zu finden, um die knappen Ressourcen Personal, Material, Finanzmittel bestmöglichst einzusetzen und ihr Projektportfolio optimal zu managen.

Während das noch bei einer Handvoll Projekte z.B. über MS Excel möglich ist, wird das schnell problematisch und unübersichtlich wenn es mehr Projekte werden.

Der Markt hält eine umfangreiche, unübersichtliche Anzahl von Softwarelösungen für das Projektportfoliomanagement bereit. Kommerzielle Software, open source Software, Cloud-Lösungen oder on Premise-Lösungen (auf dem unternehmenseigenen, selbstverwalteten Server installierte Software) stehen zur Verfügung. So zahlreich die Lösungen sind, so zahlreich sind auch die unterschiedlichen Funktionalitäten, Unterstützung klassischer Standards und agiler Ansätze, Nutzungs- und Lizenzmodelle, Kostenmodelle, Lernkurven, Administrations-/Wartungsaufwände, IT-Management, Beratungskosten und Total Cost of Ownership.

Gerade in mittelständischen Unternehmen, die i.d.R. über kein umfangreiches Budget und Personal verfügen sind pragmatische, kostengünstige Lösungen gefragt. 

Dieser Artikel stellt einige Projektportfoliomanagement-Lösungen vor, die in mittelständischen Unternehmen genutzt werden können.

Ausdrücklich sei an dieser Stelle gesagt, dass es sich hier nicht um eine umfängliche, analytische wertende Betrachtung, Studie und abschließende Auswahl von Lösungen handelt. Ob die eine oder andere PPM-Lösung besser für das jeweilige Unternehmen geeignet ist, hängt von vielen Rahmenbedingungen ab. Die Auswahl einer für das Unternehmen geeigneten PPM-Lösung sollte daher immer über eine Anforderungsanalyse erfolgen.

Wichtige Voraussetzungen und Rahmenbedingungen!

Hüten Sie sich davor einfach nur eine Softwarelösung für Projektportfoliomanagement, Demand- und Ressourcenmanagement, Multiprojektmanagement-Reporting in der Hoffnung zu implementieren, dass damit alle Probleme gelöst sind und alle Beteiligten damit schon arbeiten werden. 

Die Schaffung von Rahmenbedingungen und Voraussetzungen für die erfolgreiche Nutzung von Projektportfoliomanagement-Lösungen ist für den Erfolg essenziell!

Lesen Sie hierzu auch:

Zentralisiertes Anforderungsmanagement / Demand Management – Wie sie den Wertbeitrag von IT-Projekten erhöhen

https://www.gotscharek-company.com/blog/zentralisiertes-anforderungsmanagement-demand-management-%E2%80%93-wie-sie-den-wertbeitrag-von-it-projekten-erh%C3%B6hen

Projektideen in vier Schritten pragmatisch erfassen, bewerten und auswählen

https://www.gotscharek-company.com/blog/projektideen-in-vier-schritten-pragmatisch-erfassen,-bewerten-und-ausw%C3%A4hlen

Siehe auch hierzu ein passendes Webinar: https://gotscharek-company.edudip.com/w/166584

Übersicht über Projektmanagement- und Projektportfoliolösungen kommerziell / open source

Kommerziell und open source

Hier finden Sie eine Übersicht zu Projektmanagement-Tools. Unter dem Kapitel „Features“ kann eingesehen werden, ob diese Tools auch Projektportfoliomanagement unterstützen.  

https://en.wikipedia.org/wiki/Comparison_of_project_management_software

Kommerziell

Im Rahmen einer Marktstudie, die in Zusammenarbeit mit BARC (Business Application Reseach Center) und der GPM (Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V.) entstand, wurden 60 Produkte zum Projektportfolio- und Multiprojektmanagement untersucht.

https://www.pm-software.info/produktliste.html

Open source

Hier ein Beispiel einer open source Lösung für das Projektportfoliomanagement. Zu beachten ist dabei, dass es bei open source Software gelegentlich Spezialisten braucht, um die Software zu installieren und zu supporten. Dafür ist open source Software jedoch kostenlos. Manche Software-Dienstleister haben sich darauf spezialisiert Support für diese Produkte zu bieten und weiter zu veredeln. Gegen Entgelt versteht sich.  

Open source Software findet sich häufig auf dem Webportal von Sourceforge. Das Webportal SourceForge.net dient zur Entwicklung von Open-Source-Programmen und wird von vielen Software-Entwicklern zur Verwaltung ihrer Projekte genutzt.

Produkt: OpenPPM Bulma 4.2.9 (17.9.2015)

Der Source-Code ist auf SourceForge (https://sourceforge.net/projects/openppm/) kostenfrei unter der GNU General Public License version 3.0 (GPLv3)  erhältlich.

Supporter und Veredler: https://www.talaia-openppm.com/


Vorstellung einiger ausgewählter PPM-Lösungen für den Mittelstand

BrightWork

BrightWork ist ein MS-Sharepoint Add-on und bietet Templates für das Projektportfoliomanagement.

Typ: Kommerziell
Lizenzarten: on premise, cloud
Sprachen: verschiedene, u.a. Deutsch
Hersteller: BrightWork, 276 Washington St. #352, Boston, MA 02121, europäisches Office in Irland
Link: https://www.brightwork.com/templates/program_management_templates.htm
Preis-/Nutzer-/Lizenzmodell: https://www.brightwork.com/product/pricing.htm

Pros

Viele mittelständische Unternehmen haben bereits MS-Sharepoint im Einsatz. MS-Sharepoint ist eine Kollaborationsplattform mit starker Integration in die MS-Produktwelt.  Brightwork Templates sind flexibel anpassbar. PPM-Lösung von Brightwork basiert vollständig auf MS-Sharepoint.

Cons

Je nach Bedarf an zusätzlichen funktionalen Erweiterungen muss ggf. programmiert werden (Problemfelder: Komplexität, Fehlerfreiheit, Kosten, etc).

 

Microsoft Project Portfolio Management (PPM)

Microsoft Project Portfolio Management (PPM) war bis zur Version 2013 noch unter dem Namen Enterprise Project Management (EPM) bekannt. Microsoft PPM ist eine durchgängige Lösung für das Projekt- und Portfoliomanagement.

Typ: Kommerziell
Lizenzarten: on premise, cloud
Sprachen: verschiedene, u.a. Deutsch
Hersteller: Microsoft
Link: https://products.office.com/de-de/Project/enterprise-project-server
Preis-/Nutzer-/Lizenzmodell: Beispielhafte Auswahl eines Anbieters: https://www.software-express.de/hersteller/microsoft/microsoft-project-server-2013/

Zum Cloud-Modell hier ein interessanter Bericht: https://www.projektmagazin.de/artikel/microsoft-project-online_1100915

Whitepaper zu MS Project Portfolio Management: https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=41549

Pros

Integration in den Microsoft SharePoint Server möglich. Durchgängigkeit von PPM und Projektplanung. Gute Integration in den Rest der Microsoft und Office-Welt. Hohe Marktdurchdringung in Deutschland (Beratung und Support)

Cons

Komplexität (u.a. Konfiguration) ist nicht zu unterschätzen. Komplexes Lizenzmodell.

Fazit

Der Umfang und die Vielfalt an verfügbaren Lösungen für das Projektportfoliomanagement macht die Auswahl einer Softwarelösung nicht gerade einfach. Es zeigt sich, dass ein strukturierter Auswahlprozess basierend auf den unternehmensspezifischen Anforderungen und Gegebenheiten unerlässlich ist.

Ohne die Schaffung der Voraussetzungen (Organisation mit Rollen, Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Prozesse, Verfahren & Methoden) kann die Einführung einer PPM-Lösung nicht gelingen. PPM verändert die Art und Weise des Arbeitens im Projektumfeld. Das erzeugt Bedenken, Ängste und Widerstände. Widerstand seitens der betroffenen Mitarbeiter kann ehr subtil sein und das Vorhaben zum Scheitern bringen. Unterstützung durch das Top-Management ist entscheidend.

Welche Projektportfoliomanagement-Software setzen Sie in Ihrem mittelständischen Unternehmen ein? Welche Erfahrungen haben Sie damit gemacht?

 

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