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Krisenentstehung in Projekten – Wie sich Krisen vermeiden lassen

Krisenprojekte kennt vermutlich jeder. Sowohl prominente aus den Medien wie z.B. Flughafen BER, Stuttgart21, Elbphilharmonie, Euro-Hawk  u.s.w. als auch das eine oder andere Krisenprojekt aus der Erfahrung im eigenen Unternehmen. Die Gründe dafür liegen meist im unzulänglichen menschlichen Handeln.

Oftmals schon zu Beginn der Initiierung eines Projekts werden die Fundamente für Krisen in den Projekten gelegt. Zu optimistische Termin- und Kostenprognosen, Vorgaben und Verpflichtungen, bewusst oder unbewusst ohne Kenntnis der Projektdetails beschlossen, machtpolitische Interessen, Ignoranz oder schlichtweg intellektuelles Versagen bilden die Basis späterer Projektkrisen. 

Was ist eine Projektkrise?

Dafür findet sich keine allgemeingültige Definition. Eine Projektkrise kann als eine Situation bezeichnet werden, deren Spektrum von „Erfolgreicher Projektverlauf ist fraglich“ bis „Projektziele sind aus eigener Kraft nicht mehr erreichbar“ reichen kann.

Im letzteren Fall sind die im Projekt aufgetretenen Verwerfungen so massiv, dass das Projekt mit eigenen Fähigkeiten und Ressourcen nicht mehr in einen normalen Projektverlauf zurückfinden kann.

Spätestens dann, bei einer solchen Havarie, braucht es Hilfe von außerhalb des Projekts.

Problemzone Projekt

Was macht Projektarbeit so schwierig?

Die „innewohnende“ Problematik von Projekten ergibt sich aus deren Eigenschaften. Diese begünstigt die Krisenentstehung. Je nach Ausprägung der Eigenschaften können Konfliktherde und Schwachstellen ein unterschiedliches Ausmaß annehmen.

 

Typische Schwachstellen im Projekt – Eine Auswahl

An potenziellen Schwachstellen und Problemzonen mangelt es nicht. Dennoch tauchen immer wieder bestimmte Handlungsmuster und typische Schwachstellen auf, die häufig Ursachen für Projektkrisen sind. 

 

Dynamik der Krisenentstehung

Projektkrisen entstehen in den seltensten Fällen über Nacht, obgleich es solche Fälle durchaus gibt (Brand, Naturkatastrophe, Sabotage etc). Die typische Projektkrisenentstehung ist jedoch eher ein schleichender Prozess. Unzulänglichkeiten werden lange kritiklos hingenommen.

Korrekturversuche werden zwar unternommen, der wahre Zustand des Projekts bleibt jedoch im Unklaren. Eine Projektkrise wird erst dann wahrgenommen und vor allem eingestanden, wenn es zu spät ist und es zum großen Knall kommt. Jetzt kann sich das Projekt mit eigenen Mitteln und eigener Kraft nicht mehr aus dem Sumpf befreien und zur Normalität zurückgelangen.

Frühe Warnzeichen - Wie sich Krisen in Projekten ankündigen

Blicken Sie auf ihre eigenen Projekte zurück. Bestimmt haben Sie das eine oder andere frühe Warnzeichen in den Projekten, in denen Sie tätig waren, schon mal wahrgenommen.

Werden die Warnzeichen früh genug wirklich ernst genommen und die Ursachen kritisch hinterfragt, können passende Korrekturmaßnahmen eingeleitet werden. Nicht immer verhindert dies jedoch das Abrutschen in eine Krise.   

  • Der Projektfortschritt stockt
  • Keiner kann sagen wo das Projekt genau steht
  • Der Kunde ist zunehmend verärgert
  • Ist-Aufwand / Soll weichen erheblich voneinander ab
  • Es wird mehr Controlling gefordert
  • Die Überstunden und die Teambelastung nehmen zu
  • Überforderung stellt sich ein, die Motivation sinkt
  • Es mehren sich Frustration und Konflikte
  • Die Fluktuation im Team nimmt zu
  • Es werden Abstriche an der Qualität gemacht
  • Die Abweichungen vom Plan werden größer
  • Es kommt zu wechselseitigen Schuldzuweisungen
  • Grabenkämpfe entwickeln sich

Krisen vermeiden, Krisen lösen

Führen Sie in regelmäßigen Abständen systematische Überprüfungen/Audits ihres Projektes durch. Solche Audits/Analysen verursachen i.d.R. keine umfangreichen Untersuchungsaufwände und sollten in ca. 4-5 Tagen abgeschlossen sein. Planen Sie solche Audits in ihr Projektbudget mit ein.

Die Sanierung in Schieflage geratener Projekte kostet Sie ungleich mehr.

Lassen Sie die Audits von erfahrenen Kollegen außerhalb des Projekts oder mit Hilfe erfahrener externer Berater durchführen, um einen unverstellten Blick darauf zu erhalten.

Damit erreichen Sie Transparenz. Und Transparenz erzeugt Handlungsdruck.

Wir von Gotscharek & Company haben ein Audit-Vorgehen entwickelt, das auf den Prinzipien des Project Excellence Modells der GPM/IPMA (Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement) bzw. des Excellence-Modells der EFQM (European Foundation for Quality Management) aufsetzt.

Dabei werden sowohl die Güte des Projektmanagements als auch die Leistung des Projekts bewertet.

Siehe hierzu auch:

Methodik für den Audit und die Optimierung

Methodik kennenlernen

Regelmäßig im Projekt angewendet, schafft es die erforderliche Transparenz und kann wesentlich dazu beitragen Schieflagen im Projekt zu vermeiden.  

Darüber hinaus unterstützt dieses Vorgehen bei regelmäßiger Anwendung auch die Erzielung eines höheren Projektmanagement-Reifegrads in ihrer Organisation.

Welche Ansätze und Strategien nutzen Sie zur Krisenprävention und Krisenlösung?

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